POLÍTICA PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS

1. QUEM SOMOS

A SARFAM INDUSTRIA COMÉRCIO E IMPORTAÇÃO, agora parte do grupo SAFIC-ALCAN BRASIL PARTICIPAÇÕES LTDA, é uma empresa focada em distribuir matérias-primas e bioativos de alta qualidade para a indústria cosmética no Brasil. Atendemos as mais importantes empresas do setor cosmético brasileiro com uma equipe de representantes nos principais centros de produção do país. Sempre prezando pela qualidade dos produtos e atendimento, a Sarfam desenvolve especialidades para atender as inovações do mercado.

2. OBJETIVO

Em atenção a Lei n.º 13.709/2018 (‘LGPD’), que definiu parâmetros para utilização de dados pessoais, regulamentando o dever de proteção às informações das pessoas naturais, a SARFAM torna público os pilares pelos quais efetua o tratamento de dados pessoais e as medidas de proteção que adota.

3. DEFINIÇÕES PRINCIPAIS

Para a elaboração da presente política de proteção de dados pessoais foram empregados os termos e a terminologia uniformizada pela LGPD, em especial o conteúdo léxico do artigo 5º, de forma que:

3.1. Dado pessoal é toda informação relacionada a pessoa natural que a identifica ou a torna identificável;

3.2. Consideram-se sensíveis as informações da pessoa natural que possam distinguir sua origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, sindicalização, opção religiosa, orientação filosófica, dados relativos à sua saúde ou à vida sexual, ao DNA e biometria;

3.3. Anonimização é o processo pelo qual o tratamento de dados desvincula a informação do seu titular direta e indiretamente, e que não pode ser revertido considerando meios técnicos razoáveis e disponíveis no momento do tratamento de dados;

3.4. Banco de dados corresponde ao conjunto de informações estruturadas que contenha dados de pessoas naturais;

3.5. Titular de dados é a pessoa natural a quem se referem o conjunto de dados objeto de tratamento;

3.6. Controlador é a pessoa a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais;

3.7. Operador é a pessoa que realiza o tratamento de dados sob as ordens do controlador;

3.8. Tratamento equivale a toda e qualquer operação realizada com dados de pessoas naturais, abrangendo a coleta, a produção, a recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração; rol meramente exemplificativo.

3.9. Consentimento é a manifestação livre, informada e inequívoca do titular de dados concordando com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada.

4. DADOS QUE COLETAMOS

A SARFAM assume a posição de Controladora de dados nas relações que desenvolve com seus funcionários e prestadores de serviço. Em razão da particularidade natureza dos negócios desenvolvidos detém apenas dados comerciais de seus clientes, sem tratamento de dados de pessoas naturais.

4.1. Dados de clientes – ao contratar os serviços da SARFAM é necessário estabelecer uma comunicação, assim habitualmente são coletadas e processadas informações vinculadas ao cadastro das empresas, apenas os suficientes para a identificação do cliente, dados para emissão de faturas e cobrança e especificações de necessidades especiais de suprimento, não sendo objeto dados de pessoas físicas fora do contexto das empresas.

4.2. Dados funcionários e prestadores de serviço: são tratados nessas hipóteses as informações necessárias ao atendimento do contrato existente, bem como as decorrentes de convenções e acordos coletivos de trabalho, obrigações previdenciárias e imposições acessórias de natureza fiscal e tributária.

4.3. A empresa não disponibiliza canal para envio de currículos ou abertura de cadastro de candidatos às vagas de emprego. A empresa se socorre de serviços especializados para seleção não detendo controle direto sobre as informações pessoais dos participantes de processos seletivos.

4.4. Dados tornados públicos pelo titular de dados também podem ser coletados, tais como dados de fontes públicas, dados em perfis de redes sociais que interagem com os perfis públicos da empresa.

4.5. Dados fornecidos pelos candidatos às vagas de emprego e à oportunidades na empresa, mediante termo de consentimento informado.

5. COMO UTILIZAMOS OS DADOS QUE COLETAMOS

A SARFAM utiliza os dados que recebe para as seguintes finalidades:

5.1. Atendimento de obrigações contratuais, com o titular de dados pessoais ou com autoridades públicas para cumprir obrigações legais e regulatórias, quando instada a fazer, seja de forma administrativa ou judicial.

5.2. Realizar operações internas com dados, para processamento de obrigações contratuais como folha de pagamento, controle de jornada de trabalho, pagamento de vale transporte, inclusive fornecer benefícios extensíveis a dependentes dos funcionários.

5.3. Adoção de medidas para prevenir ocorrência de danos aos titulares de dados pessoais, em decorrência do processamento de dados.

5.4. Quando necessário para exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral pelas empresas do SARFAM.

5.5. Para a proteção da vida, incolumidade física do titular dados pessoais ou de terceiros.

6. COMPARTILHAMENTO DE DADOS

A SARFAM pode compartilhar as informações de pessoas naturais coletadas, com a finalidade de atender obrigações relativas ao contrato de trabalho, permitir a contratação de quadros, prevenir fraudes. Ainda é possível que as seguintes hipóteses de compartilhamento ocorram:

6.1. Compartilhamento com terceiros: A SARFAM mantém parcerias com empresas terceirizadas que auxiliam na realização de obrigações contratuais assumidas com clientes, seja na operação, execução, aprimoramento, planejamento de estratégias relacionadas ao setor de recursos humanos e contabilidade. Para tanto a SARFAM exige que seus colaboradores terceirizados utilizem dados apenas conforme as estritas instruções e mediante observação das regras de política de privacidade e proteção de dados da SARFAM; bem como mantenham políticas internas que estejam em conformidade com as disposições da LGPD.

6.2. Órgãos Reguladores, Autoridades Judiciais ou Administrativas: a SARFAM pode compartilhar os dados que processa com autoridades administrativas, judiciais e governamentais a fim de atender requisições e comprovar a adequação do tratamento de dados pessoais, ou ainda, se for o caso, contribuir com procedimentos de prevenção de fraudes, investigação de eventuais violações legais, e mesmo para prevenir e coibir descumprimento de nossas políticas e contratos.

6.3. Transferência de Ativos: Na hipótese de ocorrer readequação das estruturas internas da empresa SARFAM por incorporação, fusão, desmembramento, venda ou transferência, a nova estrutura decorrente dessa transformação poderá receber os dados pessoais tratados pela estrutura empresarial anterior, a fim de garantir a continuidade dos serviços prestados, sem rupturas de contrato.

6.4. Mediante autorização: nos casos em que for necessário o compartilhamento de dados pessoais, sem que exista base legal que autorize a SARFAM a transferi-los sem o prévio consentimento do titular de dados.

7. TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL DE DADOS

A SARFAM utiliza armazenamento de dados em serviço de nuvem, contratando prestadores de serviço que estão localizados dentro do território brasileiro, mas eventualmente poderá migrar a base de dados em armazenamento digital para outras localidades, inclusive em bases fora do território nacional. Nessa hipótese a SARFAM exigirá o prestador de serviços o cumprimento das obrigações fixadas em legislação nacional, mantendo o nível de proteção de dados exigido pela LGPD.

8. DIREITOS DOS TITULARES DE DADOS

A LGPD formalizou o direito dos Titulares de Dados a maior transparência na utilização das informações que são coletadas e tratadas, entre eles destacam-se:

8.1. Possibilidade de confirmação da existência de tratamento de dados pessoais;

8.2. Acesso aos dados tratados;

8.3. Correção de dados incompletos, inexatos e desatualizados;

8.4. Restrição de utilização de dados desnecessários seja pela anonimização, bloqueio ou eliminação da informação excedente;

8.5. Possibilidade de portabilidade, mediante especificações legais e regulamento;

8.6. Receber informações claras e precisas antes de consentir com o tratamento de dados e ter assegurada a possibilidade de retratação do consentimento dado.

9. CICLO DE VIDA DO TRATAMENTO DE DADOS

A SARFAM armazena e mantém os dados pessoais que trata enquanto ativa uma das seguintes condições: a) pelo tempo exigido por lei; b) até o término do tratamento de dados pessoais; ou c) pelo tempo necessário a preservar o legítimo interesse da SARFAM.

10. ENCARREGADO DE PROTEÇÃO DE DADOS E PROCEDIMENTOS

O modelo de governança adotado pela SARFAM considera a estrutura compartilhada e integrada da administração das unidades que constituem a empresa. Para a função de Encarregado de Proteção de Dados, cujas responsabilidades incluem a condução e implementação do Programa de Proteção de Dados e Privacidade e liderar o Comitê Interno de Privacidade, foi Pedro de Camargo Aranha Jesus que está acessível através do pedro.aranha@sarfam.com.br / privacidade@sarfam.com.br

Os titulares de dados podem encaminhar suas solicitações ao (à) Encarregado de Dados através do e-mail acima indicado. Para atendimento das solicitações poderá ser adotado procedimento de confirmação de identidade do titular de dados. O prazo para atendimento das solicitações será de até 05 (cinco) dias úteis.

11. DA VALIDADE E DAS ALTERAÇÕES A POLÍTICA DE PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS

A SARFAM se reserva o direito de efetuar alterações em sua política, sempre que entender necessário e sem a necessidade de observar qualquer prazo prévio de comunicação para a validade das modificações implementadas. Fica estabelecida a divulgação da versão vigente da política através do site da empresa.

São Paulo 06 de fevereiro de 2023.